S kolegami používame nástroje Google Workspace každý deň pre našu firmu, ako aj pre firmy našich klientov. Keďže sme však rozšírili počet zamestnancov, museli sme si dobre premyslieť, ako na týchto mesačných nákladoch ušetriť.
Vzhľadom na to, že ponúkame viacero rôznych služieb, máme zaregistrovaných aj niekoľko webových domén a na každej sme chceli mať Google Workspace. Všetky možnosti sme dôkladne preskúmali a otestovali. Boli sme príjemne prekvapení, keď sme si uvedomili, že dokážeme ušetriť až 651 TP3T mesačne.
Podelíme sa s vami o to, čo sme sa naučili, aby ste pomocou týchto tipov aj vy uložiť medzi 20% a 65%.
1. Propagačný kód Google Workspace
- Začneme najjednoduchším spôsobom, s garantovanou úsporou 10% počas prvých 12 mesiacov.
- Google nepovoľuje, aby boli tieto kódy verejne dostupné, ale existuje spôsob, ako ich získať.
- Ihneď po zadaní údajov do formulára vám do schránky príde promo kód.
- Nezostaňte len pri týchto zľavách 10%, pretože existuje ďalších deväť spôsobov, ako ešte viac znížiť svoje náklady.
2. Ako inteligentne riadiť viacero spoločností?
- Pripojte všetky svoje spoločnosti k jednému účtu.
- Predstavte si toto: vlastníte tri malé podniky a každý z nich má samostatnú webovú stránku. To znamená, že na komunikáciu s klientmi každej z vašich spoločností potrebujete tri e-mailové adresy samostatne.
- Namiesto bežného kupovania licencie Google Workspace a míňania peňazí za každú z nich vám ukážeme malý trik, ako uložiť ďalších 65%, navyše k 10%, ktoré ste už uložili prostredníctvom propagačného kódu.
3. Prejdite na ročný plán
- Ak ste už Google Workspace vyskúšali a ste s ním spokojní, možno je čas zvážiť ročnú tarifu. Prechodom z mesačného na ročný plán získate dodatočnú úsporu 17%.
4. Malé tajomstvo o Skupinách Google
- Videli sme, že mnoho firiem otvára účty ako blázni namiesto toho, aby využívali Google Skupiny. Nemá to taký rozdiel ako promo kód Google, ale stále to ovplyvňuje vaše náklady.
- Nie je nezvyčajné vidieť firmy, ktoré si vytvárajú emailové adresy ako napr info@yourdomain.com alebo predaj@vasa domena.com a vyhodia peniaze. To je v poriadku, pretože aj keď sú odborníkmi na svoju prácu, neznamená to, že sú odborníkmi na Google Workspace. Preto im tento tip môže veľmi pomôcť pri šetrení.
5. All-inclusive účet Google Workspace
- Pri prihlasovaní na rôzne stránky alebo služby možno nebudete chcieť vždy používať rovnakú e-mailovú adresu. Napríklad. možno nebudete chcieť dostávať informačné bulletiny na svoju hlavnú adresu. Tu je to, čo môžete urobiť.
- Teraz viete, ako dostať všetky správy na akúkoľvek adresu, ktorá patrí do vašej domény.
6. Mapovanie adresy príjemcu
- Našli sme spôsob, ako vytvoriť 2 000 e-mailových adries na odosielanie a prijímanie e-mailov v službe Google Workspace za menej ako 5 minút.
- Nezľaknite sa názvu „Mapovanie adresy príjemcu“. Možno je už samotný názov komplikovaný, no my vám tento spôsob sporenia zjednodušíme.
- Táto funkcia Google je menej známa, no s nami sa ju naučíte úspešne používať.
- Nájdete ho v ovládacom paneli a podrobné pokyny na jeho používanie nájdete vo videu.
- Ak sa obávate, ako budete na tieto e-maily reagovať, pozrite si nasledujúce video.
7. Kontaktujte svojho predajcu Google Workspace
- Počas prvého roka sa vám podarilo využiť zľavu 10%, ale čo ak chcete Google Workspace používať aj naďalej?
- Čo ak ste existujúci používateľ, kde Google Starter alebo štandardné propagačné kódy nebudú fungovať?
- Mnoho firiem ani nevie, že existujú predajcovia spoločnosti Google, ktorí sú na to odborníkmi a môžu vám pomôcť vyťažiť maximum z vašej investície, ak vám dôjdu možnosti kupónov.
- Partneri Google dostávajú za licencie Workspace províziu od 15% do 30% a v závislosti od toho, koľko licencií potrebujete, vám pravdepodobne budú vedieť vybaviť aj nejakú zľavu.
8. Máte nárok na bezplatné získanie služby Google Workspace?
- Neváhajte a kúpte si Workspace, ale najprv skontrolujte, či máte nárok na získanie Workspace zadarmo.
- Ak ste vzdelávacia inštitúcia, môžete získať Google Workspace for Education, pomocou ktorého môžete bezplatne vytvoriť neobmedzený počet používateľov. Na tomto odkaze zistíte, či vaša inštitúcia spĺňa kritériá: support.google.com/a/answer/134628?hl=sk
Taktiež, ak ste neziskové združenie, môžete získať až 3000 používateľov zadarmo a na všetko navyše získate zľavu 66%. Kritériá potrebné na to nájdete na nasledujúcom odkaze: support.google.com/nonprofits/answer/3367223?hl=sk
9. Sledujte svoje výdavky
- Ak ste jediným používateľom služby Google Workspace, nemusíte sa obávať, no ak máte viacerých používateľov a potrebujete často pridávať alebo odstraňovať licencie, mali by ste svoje používanie analyzovať každý mesiac. Skontrolujte si napríklad týždeň pred termínom výplaty a vyhnete sa zbytočným výdavkom na nasledujúci mesiac.
- Odporúčame vám položiť si nasledujúce otázky:
- Potrebuje nový používateľ samostatný účet alebo len spôsob odosielania a prijímania e-mailov?
- Môžete zlepšiť Skupinu Google a nastaviť funkciu „Odoslať poštu ako“.
- Ak jeden používateľ odišiel a k vám sa pridal nový, môžete jednoducho zmeniť názov adresy a ponechať si údaje starého používateľa (e-maily, dokumenty Google,...)
- Ako dlho bude trvať výmena zamestnanca, ktorý odišiel a ktorého adresa zostala? Ak to trvá dlho, môže byť rozumnejšie tento účet odstrániť a vytvoriť nový, keď najmete niekoho nového.
10. Choďte na pivo.
- Ak ste už použili všetky tieto metódy, veríme, že ste na svojom Google Workspace ušetrili dosť.
- To znamená, že je čas dopriať si dobrý burger a pivo. 🙂
A ak stále nevychádzate z celého príbehu Google WorkSpace, naša spoločnosť je tu, aby vám pomohla pomoc s aplikáciou, nastavením a konfiguráciou. Neváhajte nám napísať svoj problém alebo otázku do kontaktného formulára nižšie a my vám čo najskôr odpovieme s návrhom, čo pre vás môžeme urobiť.
