Moji sodelavci in jaz uporabljamo orodja Google Workspace vsak dan za naše podjetje, pa tudi za podjetja naših strank. Ker pa smo povečali število zaposlenih, smo morali dobro premisliti, kako lahko prihranimo pri tem mesečnem strošku.
Glede na to, da ponujamo več različnih storitev, imamo registriranih tudi več spletnih domen in na vsaki smo želeli imeti Google Workspace. Vse možnosti smo temeljito raziskali in preizkusili. Bili smo prijetno presenečeni, ko smo ugotovili, da lahko prihranimo do 65% na mesec.
Z vami bomo delili, kar smo se naučili, da boste z uporabo teh nasvetov tudi vi prihranite med 20% in 65%.
1. Promocijska koda Google Workspace
- Začeli bomo z najlažjim načinom, z zajamčenimi prihranki 10% za prvih 12 mesecev.
- Google ne dovoljuje, da bi bile te kode javno dostopne, vendar obstaja način, da jih dobite.
- Takoj, ko vnesete podatke v obrazec, boste v svoj nabiralnik prejeli promocijsko kodo.
- Ne ustavite se pri teh popustih 10%, saj obstaja še devet načinov za dodatno znižanje stroškov.
2. Kako voditi več podjetij na pameten način?
- Povežite vsa svoja podjetja z enim računom.
- Predstavljajte si to: imate tri majhna podjetja in vsako od njih ima ločeno spletno mesto. To pomeni, da potrebujete tri elektronske naslove za komunikacijo s strankami vsakega vašega podjetja posebej.
- Namesto da licenco za Google Workspace kupite na običajen način in zapravite denar za vsako posebej, vam bomo pokazali majhen trik, kako prihranite še 65%, poleg 10%, ki ste jih že prihranili s promocijsko kodo.
3. Preklopite na letni načrt
- Če ste že preizkusili Google Workspace in ste z njim zadovoljni, je morda čas, da razmislite o letnem načrtu. S prehodom z mesečnega na letni načrt boste imeli dodatnih 17% prihranka.
4. Mala skrivnost o Google Skupinah
- Videli smo, da številna podjetja odpirajo račune kot nora, namesto da bi izkoristila Google Skupine. To ne pomeni toliko razlike kot Googlova promocijska koda, vendar še vedno vpliva na vaše stroške.
- Ni nenavadno videti, da podjetja ustvarjajo e-poštne naslove, kot je npr info@vašadomena.com oz prodaja@vašadomena.com in mečejo denar stran. To je v redu, kajti čeprav so strokovnjaki pri svojem delu – to ne pomeni, da so strokovnjaki za Google Workspace. Zato jim je ta nasvet lahko zelo koristen pri varčevanju.
5. Vsevključujoč račun Google Workspace
- Morda ne boste želeli vedno uporabljati istega e-poštnega naslova, ko se prijavljate na različna spletna mesta ali storitve. Na primer. morda ne želite prejemati novic na svoj glavni naslov. Evo, kaj lahko storite.
- Zdaj veste, kako prenesti vsa sporočila na kateri koli naslov, ki spada pod vašo domeno.
6. Preslikava naslova prejemnika
- Našli smo način za ustvarjanje 2000 e-poštnih naslovov za pošiljanje in prejemanje e-pošte v storitvi Google Workspace v manj kot 5 minutah.
- Naj vas ime "Preslikava prejemnikovih naslovov" ne prestraši. Morda je samo ime zapleteno, vendar vam bomo ta način varčevanja poenostavili.
- Ta funkcija Googla je manj znana, vendar se boste pri nas naučili, kako jo uspešno uporabljati.
- Najdete ga na nadzorni plošči, za podrobna navodila o uporabi pa si oglejte video.
- Če vas skrbi, kako boste odgovorili na ta e-poštna sporočila, si oglejte naslednji video.
7. Obrnite se na prodajalca za Google Workspace
- V prvem letu vam je uspelo izkoristiti popust 10%, kaj pa, če želite še naprej uporabljati Google Workspace?
- Kaj pa, če ste obstoječi uporabnik, pri katerem Google Starter ali standardne promocijske kode ne delujejo?
- Številna podjetja sploh ne vedo, da obstajajo Googlovi preprodajalci, ki so strokovnjaki za to in vam lahko pomagajo kar najbolje izkoristiti vašo naložbo, če vam zmanjka možnosti kuponov.
- Googlovi partnerji dobijo od 15% do 30% provizijo za licence Workspace in glede na to, koliko licenc potrebujete, vam bodo verjetno lahko uredili tudi kakšen popust.
8. Ali ste upravičeni do brezplačne uporabe Google Workspace?
- Ne odlašajte z nakupom Workspacea, vendar najprej preverite, ali ste morda upravičeni do brezplačnega Workspacea.
- V primeru, da ste izobraževalna ustanova, lahko pridobite Google Workspace for Education, s katerim lahko brezplačno ustvarite neomejeno število uporabnikov. Na tej povezavi preverite, ali vaša ustanova izpolnjuje kriterije: support.google.com/a/answer/134628?hl=sl
Tudi, če ste neprofitno društvo, lahko dobite do 3000 uporabnikov brezplačno, za vse več pa dobite popust 66%. Oglejte si potrebna merila za to na naslednji povezavi: support.google.com/nonprofits/answer/3367223?hl=sl
9. Pazite na porabo
- Če ste edini uporabnik Google Workspace, vam ni treba skrbeti, če pa imate več uporabnikov in morate pogosto dodajati ali odstranjevati licence, morate vsak mesec analizirati svojo uporabo. Preglejte na primer teden dni pred plačilnim rokom in se boste izognili nepotrebnim stroškom za naslednji mesec.
- Priporočamo, da si zastavite naslednja vprašanja:
- Ali nov uporabnik potrebuje ločen račun ali le način za pošiljanje in prejemanje e-pošte?
- Ali lahko izboljšate Google Skupino in nastavite funkcijo »Pošlji pošto kot«.
- Če je en uporabnik odšel in se vam pridruži nov, ali lahko preprosto spremenite ime naslova in obdržite podatke starega uporabnika (e-pošta, Google dokumenti,...)
- Koliko časa bo trajala zamenjava zaposlenega, ki je odšel in ima ostal naslov? Če traja dolgo, bi bilo morda pametneje izbrisati ta račun in ustvariti novega, ko najamete nekoga novega.
10. Pojdi na pivo.
- Če ste že uporabili vse te metode, verjamemo, da ste kar nekaj prihranili pri svojem Google Workspaceu.
- To pomeni, da je čas, da si privoščite dober burger in pivo. 🙂
In če še vedno ne dobite najboljšega od celotne zgodbe Google WorkSpace, je naše podjetje tu, da vam pomaga pomoč pri aplikaciji, nastavitvi in konfiguraciji. Vabimo vas, da nam svojo težavo ali vprašanje napišete v spodnji kontaktni obrazec in v najkrajšem možnem času vam bomo odgovorili s predlogom, kaj lahko storimo za vas.
